vendredi 1 février 2013

Réunion du Bureau du 30 janvier 2013



Présents :
Stéphane Bernatets
Ludovic Billault
Patrick Bonnin
Carine Gueyraud
Guylaine Lagorsse
Didier Tran Manh Sung

Excusés :
Florence Pousset
Philippe Mouly


Ordre du jour
-          Point sur adhésions 2013
-          Point sur rapport moral & financier
-          Journée de convivialité 2013
-          Questions diverses


1°- Adhésions 2013

La « campagne »  des réadhésions pour l’année 2013 a pris fin.
75 adhésions ont été enregistrées, soit le nombre maximum fixé pour assurer à notre AMAP un fonctionnement associatif dans un esprit de convivialité, et non une logique de super-structure qui pourrait transformer l’AMAP en supermarché.
Une liste d’attente est toujours en cours pour remplacer d’éventuels désistements.
Au-delà de ces 75 inscriptions, certaines personnes intéressées par une adhésion à l’AMAP Papille Eysines ont été orientées vers l’AMAP constituée sur Migron en 2012.

Carine Gueyraud, qui assure la maintenance de notre boite mail*, a créé deux sous-dossiers dans la boîte de réception :
-          Un Intitulé « liste d’attente »
-          Un Intitulé « liste des adhérents par contrat »

(* Pour rappel, adresse mail de l’AMAP : amapapilleysines@gmail.com)

2°- Point sur les rapports moral & financier

La lecture du rapport financier 2012 n’amène pas de remarque particulière.

Pour le prévisionnel 2013, quelques remarques :
-          demander une subvention moindre à la mairie (200€)
En effet, l’an dernier, 300€ avaient été alloués à l’association. Avec le recul et après consultation des comptes de notre AMAP, il ne semble pas nécessaire de demander une somme identique cette année.
Didier Tran Manh Sung s’occupe de retirer le dossier de demande de subvention auprès de la mairie.
-          rajouter 150€ de dépenses pour les pots de fin d’AG, le pique-nique de juin et de fin d’année.
-          rajouter dans les dépenses les achats de fournitures (notamment papier pour impressions diverses, cartouches d’encre, etc…) pour un montant de 50€.

3°- Fête de l’AMAP 2013

La salle du Pinsan étant occupée toute l’année exception faite d’une date tombant pendant les vacances de Pâques (d’où un risque fort d’absentéisme), il n’y aura pas de fête de l’AMAP cette année comme celle organisée l’an dernier.
C’est avec regret, au vu du succès de la première édition de la « fête de l’AMAP », que les membres du Bureau se voient contraints de ne pas renouveler la même manifestation.

Alors, pourquoi ne pas prévoir une alternative, sous la forme, éventuellement, d’un pique-nique regroupant producteurs et Amapiens un mercredi soir, après les distributions ? Il serait alors très intéressant, pour la vie de l’association, de prévoir lors de cette soirée une parenthèse permettant à tous de s’exprimer, un « forum ».

Côté pratique, il faut donc prévoir de demander à la mairie une extension d’utilisation de la salle de la Grange un mercredi soir où un maximum de producteurs seraient présents (le 12 ou le 26 juin).

4°- Questions diverses

-          Fonctionnement de l’association
Afin d’avoir une plus grande lisibilité sur le fonctionnement de l’AMAP dans sa globalité, une première piste consisterait à solliciter tous les coordinateurs pour avoir leurs listes d’adhérents à jour. Cela permettrait de détecter d’éventuels dysfonctionnements (contrats en cours sans réadhésion, contrats qui fonctionnent/qui tournent moins bien…), de mieux organiser le fonctionnement et le suivi de notre association.
 
-          Contrat légumes
Stéphane Bernatets expose un constat assez frappant : le nombre de paniers a subi une baisse conséquente depuis le lancement de l’AMAP en 2010.
En effet, la distribution est passée de 45 équivalents paniers en 2010 à 23 équivalents paniers en 2012.

Cela conduit Aurore Sournac (ainsi que les membres du Bureau) à s’interroger sur cette problématique.
Aurore souhaiterait s’exprimer auprès des Amapiens pour expliquer des difficultés rencontrées (blessure de Philippe Sournac et divers autres problèmes) qui ont, entre autres, conduit à une augmentation du prix du panier de légumes (pour rappel, le demi-panier est passé de 6 à7€ ; le panier de 11 à 12€).
 
-           Roulement pour les clés de la Grange
Afin de faciliter la transmission des clés d’une fois sur l’autre, celui qui ferme en fin de distribution ouvre la fois suivante.
Nouveau roulement mis en place pour les prochaines distributions :
    * 6 février : Ludo
    * 13 février : Patrick
    * 20 février : Guylaine
    * 27 février : Carine
    * 6 mars : Didier
    * 13 mars : Ludo
    * 20 mars : Stéphane
  
-          Préparation de l’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale sera l’occasion de rappeler à tous les principes de fonctionnement de l’AMAP et les impératifs liés aux distributions, à savoir le respect des horaires d’ouverture et de fermeture de la salle, etc.

Comme chaque année, l’AG sera le moment de rappeler à tous que l’AMAP ne vit que par l’investissement de tous les adhérents : pas de distribution sans Amapiens qui les assurent, pas de contrat sans coordinateur, pas de fonctionnement administratif sans Bureau…
A ce titre, l’AG permettra de demander si de nouveaux entrants souhaitent intégrer le Bureau.
Une autre actualité importante attend l’AMAP Papille Eysines cette année : l’élection d’un nouveau Président. Appelé vers d’autres horizons, Philippe Mouly ne renouvellera pas son mandat en 2013.

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