dimanche 18 mars 2012

Assemblée Générale ordinaire du 16 mars 2012





PROCES-VERBAL
de l'Assemblée Générale ordinaire



AMAP Papille Eysines
   11 rue de la Tour
    33 320 Eysines

L'an deux mille douze, le 16 mars à 18h30, les membres de l'association se sont réunis à la Grange du Château Lescombes sur convocation du conseil d'administration en date du          24 février 2012.
L'assemblée est présidée par M. Philippe Mouly en sa qualité de président de l’association. Le secrétariat est assuré par Melle Guylaine Lagorsse et Mme Florence Pousset.
Le président constate que 30 membres sont présents et 29 représentés par pouvoir ; le nombre total de voix est ainsi de 59. Monsieur le Président déclare alors que l'assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité requise.
Puis, le président rappelle que l'ordre du jour de la présente réunion est le suivant :
  • Présentation des rapports de l’association et vote des adhérents :
-          rapport moral et rapport d’activités 2011
-          lecture et approbation du rapport financier relatif aux comptes de l'exercice 2011
-          approbation du budget pour l'exercice 2012
-          vote des adhérents
  • Montant de la cotisation 2012 & Election des membres du Bureau
  • Fête de l’AMAP 2012
  • Les contrats
  • Questions diverses

Le président ouvre le scrutin sur les résolutions figurant à l'ordre du jour :


Première Résolution : Présentation des rapports de l’association

-          Rapport moral et rapport d’activités 2011
Après un retour sur le rapport moral de l’association (constitution suite à l’assemblée du 29 mars 2010 et 1ère distribution le 26 juin 2010 au Plateau), le rapport d’activités revient sur la participation des membres de l’AMAP Papille Eysines aux évènements communaux :            le Raid des Maraîchers le samedi 28 mai 2011 et le Forum des Associations le 3 septembre 2011 à la salle du Vigean. L’AMAP Papille Eysines, présente pour la 2ème année consécutive à ces deux évènements, continue de se faire connaître et reconnaître.
Dans un second temps, le rapport d’activités 2011 permet de signaler à l’assemblée présente que le nombre d’adhérents a été plafonné à 75 cette année afin de préserver l’esprit de convivialité souhaité au sein de l’AMAP Papille Eysines. La liste d’attente a été basculée sur l’AMAP constituée en cours d’année 2011 sur le secteur de Migron.
Le rapport d’activités rappelle qu’à ce jour, l’AMAP Papille Eysines propose dix contrats à ses adhérents : Légumes, Volailles, Pommes, Kiwi, Fromages, Poissons, Agneau, Bœuf et Veau, Fruits de saison et Miel.
La salle de la Grange du Château Lescombes dont jouit l’association pour les distributions est attribuée toute l’année après signature d’une convention avec la mairie, à l’exception de 2 ou 3 journées par an.
Les distributions sont un vrai moment d’échanges et de convivialité, chaque adhérent participant à tour de rôle à la mise en place, à la distribution et au rangement, contribuant ainsi au maintien de l’état d’esprit voulu au sein de l’association.

-          Rapport financier 2011
Après lecture du rapport financier relatif aux comptes de l'association pour l'exercice 2011 par M. Patrick Bonnin trésorier de l’AMAP, l'assemblée générale approuve ledit document tel qu'il lui a été présenté. Dès lors, quitus de sa gestion est donné au trésorier pour l'exercice écoulé.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

-          Budget prévisionnel 2012
Le budget présente des dépenses très maîtrisées. Une demande de subvention a été formulée auprès de la municipalité.
Après présentation du budget prévisionnel de l'exercice 2012, l'assemblée générale approuve ledit budget tel qu'il lui a été présenté.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

 
Deuxième Résolution : Montant des cotisations 2012 & Election des membres du bureau

L'assemblée générale rappelle que le montant des cotisations dues au titre de l'exercice 2012 est fixé comme suit : cinq euros.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Après une présentation des membres du bureau, Monsieur le Président précise que l’ensemble des membres se représente pour l’année à venir.

L’assemblée générale procède au vote des membres du bureau.
Sont déclarés régulièrement élus :
- M. Philippe Mouly, demeurant à Eysines, à l’unanimité ;
- Mme Carine Gueyraud, demeurant à Eysines, à l’unanimité ;
- M. Patrick Bonnin, demeurant à Eysines, à l’unanimité ;
- M. Ludovic Billaut, demeurant à Eysines, à l’unanimité ;
- Mme Florence Pousset, demeurant à Eysines, à l’unanimité ;
- Melle Guylaine Lagorsse, demeurant à Bruges, à l’unanimité ;
- M. Didier Tran Manh Sung, demeurant à Eysines, à l’unanimité ;
- M. Stéphane Bernatets, demeurant à Eysines, à l’unanimité.


Troisième Résolution : Fête de l’AMAP

La fête de l’AMAP Papille Eysines, nouveauté 2012, est une manifestation prévue le 26 mai 2012 de 10h30 à 16h au Préau du Pinsan.
Diverses animations auront lieu au cours de la journée, en collaboration avec les producteurs qui fournissent les adhérents de notre AMAP : stands d’information, dégustations…

La fête de l’AMAP se veut une journée de convivialité et d’échanges articulée autour d’un méchoui, d’une plancha le midi, organisé par notre producteur d’agneau, M. SANCIER.
L’apéritif sera mis en place avec le producteur de pommes, M. et Mme BOUGES.

Le coût de cette journée ayant été chiffré à 1 200 euros environ, une participation financière de l’ordre de 8 ou 10 euros sera demandée à chaque AMAPien. Les enfants bénéficieront d’une entrée gratuite.  Des bons de réservation vont  rapidement être établis et distribués aux AMAPiens pour la participation à cette journée.
Stéphane Bernatets rappelle que la fête de l’AMAP est une manifestation d’ordre privée sur un lieu public. A ce titre, l’entrée est réservée aux membres de l’AMAP.
Un appel à bénévoles pour aider à la préparation de cette journée est effectué.

Echanges avec les AMAPiens :
-          Le montant de la participation est discuté : pour certains, 8 euros ne semblent pas suffisants ; une fourchette entre 8 et 10 euros est posée. Le prix définitif sera fixé ultérieurement.
-          La question de l’assurance des AMAPiens lors de cet évènement est posée. L’assurance de l’association couvre bien les adhérents, de même que leur responsabilité civile propre.
-          Le 26 mai est le samedi du week-end de Pentecôte. Cette date a été adoptée en fonction des disponibilités de la salle du Pinsan. Il est par conséquent probable qu’une partie des AMAPiens ne sera pas présente du fait de déplacements ou congés sur cette période.

Quatrième Résolution :  Les contrats

Lors de l’Assemblée Générale du 1er avril 2011, il avait été évoqué la possibilité de conclure un contrat bœuf/veau et panier de fruits ; chose faite en 2011.

Un tour de table est fait pour recueillir les remarques sur les différents contrats 2011.
Les retours sont très bons sur tous les contrats, sauf le contrat miel.
En effet, les AMAPiens ont eu la « surprise » de découvrir que la gelée royale était importée d’Asie. Par ailleurs, de la vente directe ayant été réalisée lors de cette distribution, les membres du Bureau ont décidé de ne pas reconduire de contrat avec ce producteur.
Le nom d’une autre productrice, Elsa Boyer, a été proposé. Une rencontre positive avec elle conduit l’ensemble des membres présents à envisager un contrat avec cette productrice.

La coordination du contrat légumes est assumée depuis deux mois par Marike Le Loët uniquement, aidée temporairement par Philippe Mouly.
M. Bezzo se porte volontaire pour compléter le binôme des coordinateurs de notre contrat phare à compter de ce premier semestre 2012.

Hélène Mainvielle, coordinatrice du contrat bœuf/veau, exprime le besoin de disposer des adresses des AMAPiens afin de ne pas rencontrer de trop grandes difficultés lors de contretemps de livraisons.

Le contrat fruits de saison est particulièrement lourd à assumer pour les coordinateurs : une plage de distribution longue (de mai à octobre) avec une fréquence hebdomadaire. C’est pourquoi un appel à l’aide pour la coordination est fait.
Monsieur Thibault et Mme Fourquez se proposent pour la coordination.
Melle Lagorsse, ainsi que Mmes Gueyraud & Perez (coordinatrices 2011) seront de renfort.


Le Bureau rappelle la nécessité pour les coordinateurs de transmettre les demandes par e-mail sur l’adresse e-mail de l’AMAP Papille Eysines (rappel : amapapilleysines@gmail.com).



Cinquième Résolution :  Actualité 2011-2012 & Questions diverses
 
-          Actualité 2011-2012

Un logo pour notre AMAP a vu le jour courant 2011. Tous nos remerciements à Mme Cécile Bertandeau qui nous a gracieusement offert  la « signature » de l’association.

Le blog de l’AMAP, un temps délaissé, va reprendre vie. Les informations relatives à la vie de l’AMAP Papille Eysines, à son actualité y seront ainsi consignées.
Cette présence sur Internet constituera un lien de plus entre l’association et ses adhérents.

-          Questions diverses

Un premier point concerne les cartes d’adhésion.
Les AMAPiens se sont en effet vus attribuer une carte d’adhérent au 4ème trimestre 2011.
Un mail va être envoyé à l’ensemble des AMAPiens afin de savoir si tout le monde est en possession de sa carte à ce jour.

Didier Tran Manh Sung, membre du Bureau, porte à la connaissance de tous une invitation de la part d’Aurore Sournac à visiter leur exploitation le 2 avril 2012 dans le cadre de la semaine du développement durable.

Le point suivant soulevé concerne une éventuelle réunion de coordinateurs au cours de l’année 2012.  
Le 27 juin 2011 avait eu lieu une réunion de ce type, permettant à tous les coordinateurs d’échanger sur leurs pratiques et expérience.   
Cette initiative sera reconduite en 2012, probablement sur la période juin-août.

La question du tableau d’affichage est également posée au cours des échanges.
Il s’agit de savoir si le principe de ce tableau est à maintenir ou pas.
Pour rappel, le tableau d’affichage comporte diverses informations relatives aux distributions en cours, concernant notamment le contenu des paniers, les produits des contrats proposés ce jour-là, et toute autre information à porter à la connaissance de tous (ex : tenue de l’Assemblée Générale…).
Le maintien de ce tableau est donc subordonné à son utilité.
Mme Thibault fait remarquer que le fait pour les AMAPiens d’inscrire à tour de rôle les informations sur celui-ci, au fur et à mesure des distributions (actuellement, seul Stéphane Bernatets inscrit les informations sur le tableau), les incitera à le regarder les semaines suivantes.

Le principe de laisser les listes d’émargement des distributions à la salle de la Grange est débattu.
Le fonctionnement, aujourd’hui assez fastidieux, contraint les coordinateurs de chaque contrat à rester sur la plage horaire de distribution principalement pour cette liste.
Il est donc proposé de laisser un exemplaire de chaque liste d’émargement sur le lieu de distribution (à la Grange), dans une chemise, afin de libérer tous les coordinateurs de cet engagement. Cette liste mentionnera les noms, prénoms des adhérents et les contrats qu’ils ont choisis.
L’assemblée adopte cette proposition à l’unanimité.

Enfin le dernier point présenté dans les questions diverses concerne les visites aux producteurs. Lors de la réunion du 20 janvier 2012, le Bureau a décidé de rendre visite, sur leurs exploitations, aux producteurs fournissant des produits à notre AMAP.
Un calendrier a été établi selon la saisonnalité des denrées.

Ainsi, sont prévues :
-          Une visite sur la Ferme de Vertessec de M. Petit (contrat volailles) : vers mars-avril
NB : Le contrat volailles va être amené à changer, M.Petit ne pouvant bientôt plus fournir d’œufs à notre AMAP. Il nous propose le nom d’un confrère situé à la limite du Lot-et-Garonne. Cette modification va nécessiter une réflexion de la part de tous afin de redéfinir nos besoins et discuter de l’élaboration d’un nouveau contrat pour les œufs.
-          Une visite sur l’exploitation d’Aurore et Philippe Sournac (contrat légumes) : entre mai et juillet
-          Une visite sur l’exploitation de M. Sancier (contrat agneau) : vers avril-mai
-          Une visite sur l’exploitation de M. Dupuy (contrat bœuf/veau) : en cours de sondage pour une date
-          Une visite sur l’exploitation de Melle et Mme Serrano  (contrat fromage) : vers mars-avril
-          Une visite sur l’exploitation de Messieurs Noguès et Bottecchia (contrat fruits) : vers mai-juin

Les personnes en charge de ces visites s’appuieront sur une fiche-type de visite d’exploitation disponible sur le site www.miramap.org (site du mouvement interrégional des AMAP).

Aucune autre question n'étant à l'ordre du jour et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à 20 heures.  

De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal, signé par le président et la secrétaire de séance.



              Le président                                                                      La secrétaire
           Philippe Mouly                                                            Guylaine Lagorsse





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