vendredi 4 mai 2012

Réunion du Bureau du 4 mai 2012




Participants
Carine Gueyraud
Guylaine Lagorsse
Ludovic Billaut
Patrick Bonnin
Stéphane Bernatets
Philippe Mouly
Didier Tran Mahn Sung
Florence Pousset

Points divers

              1 - Liens entre les deux AMAP d’Eysines :
Les producteurs des contrats pommes et chèvre sont les mêmes pour l’AMAP Papille et l’AMAP de Migron. Il y a eu un problème lors de deux livraisons : les producteurs ont bien livré mais en inversant les commandes entre les deux AMAP. Les coordinateurs, contrat par contrat, doivent échanger leurs coordonnées (numéros de téléphone portable) pour faciliter les relations entre les deux AMAP et pouvoir, à l’avenir, gérer ce genre de dysfonctionnement en direct.
Didier Tran Manh Sung prend en charge la transmission de l’information et communiquera à Philippe Mouly le numéro du Président de l’AMAP de Migron

  2 -  Nombre d’adhérents
Le nombre d’adhérents à notre association est plafonné à 76 pour 2012, pas plus. Les demandes supplémentaires seront basculées sur l’AMAP de Migron 

              3 -  Stationnement lors des distributions
Certaines personnes (famille Montcault) se garent dans le parc Lescombes. Un des membres du Bureau leur indiquera de se garer sur le parking situé derrière la Grange ou le long du Parc du Château. 

              4 - AG de l’AMAP Papille Eysines du 16 mars 2012
·         La liste d’émargement des amapiens pour la distribution des légumes est dans la chemise jaune, dans le local, au-dessus du frigo dans la salle de la Grange du Château Lescombes. Cette nouvelle organisation évitera aux coordinateurs d’imprimer la liste  très régulièrement et de rester tout au long des distributions dans le principal but de récupérer la liste d’émargement.
·         Le Bureau se propose de relancer les Amapiens du fait qu’ils peuvent s’investir en qualité de coordinateur ou sous toute autre forme d’implication. Il nous faut insister sur le fait que chacun est responsable de la distribution
·         Il est souhaité que le planning de distribution soit consultable par tous sur le blog et dans la chemise jaune.
·         Le panneau d’affichage doit comprendre : les distributions du jour, les prises de contrat, les adhésions, les évènements de la vie de l’association… Les adhérents chargés de la distribution sont incités à remplir eux-mêmes ce tableau. Ludovic Billaut, chargé de la communication, s’engage à rajouter ces informations dans le mail envoyé chaque semaine pour rappel de la distribution.
·         La checklist de la pochette sera prise en charge par Carine et inserée dans la chemise jaune.
·         Philippe Mouly a annoncé que 2012 serait l’année de son dernier mandat en tant que Président de l’AMAP Papille Eysines et cherche un remplaçant. 

              5 – Réélection du Bureau
Les membres du Bureau sont tous réélus à leurs fonctions.

               6 – Mise à jour de la boite mail de l’AMAP
Carine Gueyraud a effectué un travail de mise à jour et d’organisation sur la boîte mail de l’association. Ainsi, des groupes ont été créés et d’autres mis à jour : groupes adhérents, producteurs… 

              7 – Visites producteurs
Afin de préparer au mieux ces rencontres, les membres du Bureau décident de demander à Monsieur Elia des conseils concernant les points importants à soulever chez les producteurs visités. Les membres du Bureau demanderont à Monsieur Elia, une fiche type d’audit des visites producteurs.
Le Bureau s’engage à contre-signer la Charte des AMAP et la faire signer aux producteurs (récupérer le document y mettre le logo de l’AMAP Papille Eysines).
Un compte-rendu sera fait aux Amapiens de ces visites.

Visite des producteurs

-          Carine et Philippe : visite fruits faite
Les producteurs sont des passionnés qui souhaitent se tourner vers la production biologique. Le raisin est en conversion bio, la certification sera effective dans deux ans. La conversion bio n’est pas possible pour les autres fruits pour des raisons techniques (il est indispensable de protéger beaucoup plus les productions autres que le raisin).          La culture des fruits s’inscrit dans une démarche raisonnée. Le contrat va être renégocié avec une augmentation d’un euro par panier. Les producteurs transporteront eux-mêmes la balance et les cageots.

           -          Ferme de Vertessec : le contrat volailles avec la ferme de Vertessec est terminé à ce jour, le producteur arrête le contrat œufs et propose de les faire venir du Lot et Garonne ; par ailleurs, problème pour effectuer la visite.
Le Bureau doit voir avec les coordinatrices la démarche à suivre concernant l’arrêt du contrat avec la ferme de Vertessec et avec leur accord, le Bureau rédigera une lettre  pour informer le producteur de la fin du contrat
Il s’agit donc aujourd’hui de rechercher un producteur d’œufs ou demander aux Amapiens s’ils ne souhaitent plus de distribution d’œufs (donc abandonner les œufs). Une autre solution serait de se mettre en rapport avec la ferme d’Antan à Saint-Laurent-du-Médoc qui produit tous types de produits volailles pour voir s’il est  possible de conclure un contrat. Patrick Bonnin et Guylaine Lagorsse s’occuperont de se mettre en relation avec les producteurs de la ferme d’Antan pour discuter avec eux d’une éventuelle collaboration.
Le « dossier contrat volaille » est pris en charge par Florence Pousset.

-          Ludovic Billaut et Guylaine Lagorsse vont aller faire la visite sur l’exploitation d’Aurore et Philippe Sournac (contrat légumes) au mois de juin.
-          Patrick Bonnin et Guylaine Lagorsse se proposent d’aller visiter les producteurs de fromage
            -          Patrick Bonnin et Philippe Mouly iront visiter le producteur de bœuf


Fête de l’AMAP Papille Eysines du 26 mai 2012

Stéphane Bernatets a envoyé un mail à tous les adhérents et producteurs avec le programme de la journée.
Pour rappel :
-          10h30 : début des animations
-          12h30 : apéritif
-          15h : fin du repas
-          De 15h à 17h : échanges avec les producteurs, discussions ouvertes entre Amapiens…
L’autorisation officielle d’utilisation de la salle du Préau du Pinsan a bien été reçue.
A ce jour, nous comptons 64 adultes + 23 enfants comptant comme adultes soit un total de 87 adultes qui participeront à cette manifestation : cela nous donne un « équivalent » de deux moutons pour un montant de 640€. 

Invitations :
·         Madame le Maire et sa famille
·         Personnel de la Mairie : M. Duphil, Sandra Dartigues, M. Dougados, Cathy Auvinet
·         Les Présidents des AMAP de Migron (Mme Colombe-Musset), de Saint-Médard-en-Jalles (Denis Pierre), du Haillan, de Blanquefort, de Bruges et de Mérignac Capeyron.
·         Producteurs présents: M. Sancier, Aurore et Philippe Sournac, , M. Dupuy, Melle  Boyer, M. Ducos et M. Bouges (à recontacter)
·         Le correspondant local de Sud-Ouest : Michel David
Les producteurs des contrats fromage, fruits et poisson ne viendront pas.

Logistique :
·         Contact avec Philippe Duphil : clé à disposition dès le vendredi aux ateliers techniques, ils y placeront le matériel demandé (40 tables, 80 bancs, barrières, chapiteaux pliables, sono, rouleaux de rue-balise). Il faudra également prévoir des tables pour M. Sancier, pour les autres producteurs ainsi que pour la caisse.
·         Il nous faudra demander les clés du parking du centre aéré pour que les producteurs puissent entrer.
·         Pascal Sancier se propose de venir avec un ou plusieurs moutons et M. Dupuy veut amener une vache et un veau, cela pose une question sanitaire. La question a été posée à la Mairie par courrier qui donne son accord mais il faudra remplir les formulaires adéquats. Pour cela, il faut définir l’endroit où l’on installera les différents stands.
·         Sono : pas pour la musique, pour faire des relances micro, pour présenter l’AMAP, remercier la Mairie, présenter les producteurs… Une procuration est donnée à Monsieur Bernatets pour clôturer la journée car notre Président nous quitte à 15h00.
·        
   La caisse et les tickets :
-          préciser que la caisse sera ouverte de telle heure à telle heure, donner les garanties moyennant un ticket à ceux qui ont payé donc faire des tickets couleurs ou à souche (8€ les 10 carnets) ou avoir un tampon
-          Le magasin Office Depôt fait tout cela : 2 souches de tickets différents, un adulte, un enfant. Le Bureau éditera les tickets aux noms des personnes présentes.

·         Informations auprès des Amapiens :
-          les informer du déroulement de la journée, par mail avec le programme et leur inscription à vérifier concernant le nombre de personnes, ticket à retirer à la caisse
-          les Amapiens amènent un dessert
-          amener le matériel « pétanque »
-          l’AMAP s’occupe des amuse-gueules
-          préciser dans le mail que l’on va partager les tâches et achats de fournitures
-          prévoir le café, demander à Philippe Duphil une cafetière, sucre, café
-          aide bénévole pour aider à installer et ranger

·         Fournitures :
-          plastiques (gobelets)
-          eau
-          apéro (jus de pomme, jus de pomme + vin blanc 100€), vin rouge (200€)
-          légumes compris avec les moutons
-          desserts à acheter

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