vendredi 15 février 2013

Assemblée Générale ordinaire du 8 février 2013



PROCES-VERBAL
DE L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

AMAP Papille Eysines
75 avenue de la Libération
33 320 Eysines


L’an deux mille treize, le 8 février à 18h15, les membres de l’association se sont réunis à la salle du Préau du Pinsan, sur convocation du Bureau en date du sept janvier deux mille treize.
L’assemblée est présidée par Mlle Guylaine LAGORSSE en qualité de secrétaire de l’association, en l’absence du président M. Philippe MOULY. Le secrétariat est assuré par M. Nicolas LAGAVARDAN.
La présidente de séance constate que 30 membres sont présents et 16 sont représentés par pouvoir ; le nombre total de voix est donc de 46. Mlle Guylaine LAGORSSE déclare que l’assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer des décisions à la majorité requise.

La présidente de séance énonce l’ordre du jour de la présente réunion :

1. Présentation des rapports de l’association de l’année 2012
- rapport moral
- rapport d’activité
- rapport financier
2. Présentation du budget prévisionnel et du montant de la cotisation pour l’année 2013
3. Vote des adhérents concernant les rapports 2012, le budget prévisionnel de 2013 et le montant des cotisations pour 2013
4. Election des membres du Bureau
5. Questions diverses

La présidente de séance ouvre le scrutin sur les résolutions figurant à l’ordre du jour :

PREMIERE RESOLUTION : Présentation des rapports de l’association de l’année 2012

* Rapport moral

La présidente de séance rappelle que l’association a été constituée suite à l’assemblée du 29 mars 2010. La première distribution s’est tenue le 26 juin 2010 au Plateau (Eysines). Après deux ans et demi d’existence, l’AMAP Papille Eysines a trouvé son rythme de croisière.

* Rapport d’activité

Le rapport d’activité 2012 permet de rappeler à l’assemblée présente que le nombre d’adhérents a été plafonné à 75, afin de préserver l’esprit de convivialité souhaité au sein de l’AMAP Papille Eysines.

L’AMAP Papille Eysines propose à ce jour onze contrats à ses adhérents. Cinq contrats ont été noués en 2010 (Légumes, Pommes, Fromage, Agneau et Volailles), quatre en 2011 (Bœuf/Veau, Fruits d’été, Kiwi et Poisson), un en 2012 (Miel) et un en 2013 (Oeufs). Tout le mérite de la naissance et de la vie de chaque contrat revient aux coordinateurs et coordinatrices, lien indispensable entre les producteurs et les consomm’acteurs.

La salle de la Grange du Château Lescombes dont jouit l’association pour les distributions est attribuée toute l’année après signature d’une convention avec la mairie, à l’exception de deux ou trois journées par an.

Les distributions sont un vrai moment d’échanges et de convivialité, chaque adhérent participant à tour de rôle à la mise en place, à la distribution et au rangement, contribuant ainsi au maintien de l’état d’esprit voulu au sein de l’association. Cet état d’esprit est la clé de la réussite de notre association. Nous devons tous veiller à conserver ces valeurs.

Les nouveautés de 2012 :
- Concernant l’organisation des distributions,  une chemise d’émargement est laissée sur place et un affichage est réalisé sur paperboard (distributions du jour, informations importantes concernant les prises de contrats, les adhésions, les réunions…).
- La fête de l’AMAP, journée de convivialité et d’échanges organisée à la salle du Préau du Pinsan le 26 mai 2012, a rencontré un grand succès.
- Deux nouveaux producteurs, de volailles (M. et Mme MARCOU de la Ferme d’Antan à Saint-Laurent-du-Médoc) et d’œufs (Mme MELOT et M. PONTET de Sainte-Hélène), ont signé un contrat avec l’AMAP.

Un appel à coordination a été lancé fin 2012 :
Pierre BEZZO devient coordinateur pour le contrat Légumes, en renfort de Marike LE LOET.
Anne-Marie DUQUESNE devient coordinatrice pour le contrat Œufs.
Vincent COUALLIER rejoint Magali GARRAULT sur la coordination du contrat Volailles.
Céline RUEDA et Virginie HERAUD deviennent coordinatrices pour le contrat Fruits d’été.
Pierre LONDEIX et Daniel MENUET deviennent coordinateurs pour le contrat Bœuf.
Stéphanie DOS SANTOS devient coordinatrice pour le contrat Pommes et rejoint ainsi Sandrine POUGET.

* Rapport financier

M. Patrick BONNIN, trésorier de l’AMAP, fait lecture du rapport financier relatif aux comptes de l'association pour l'exercice 2012. Celui-ci présente des recettes à hauteur de 1 305 euros et des dépenses à hauteur de 1 247,09 euros, soit un solde excédentaire de 57,91 euros.
En conséquence, le solde bancaire de l’association s’élève au 31 décembre 2012 à +502,18 euros.

DEUXIEME RESOLUTION : Présentation du budget prévisionnel et du montant de la cotisation pour l’année 2013

M. Patrick BONNIN, trésorier de l’AMAP, fait lecture du budget prévisionnel pour l’année 2013, un budget équilibré entre les recettes et les dépenses.

Eu égard aux dépenses réellement maitrisées lors des exercices précédents, à l’excédent constaté lors de l’exercice 2012 ainsi qu’au solde bancaire de l’association, il est décidé de maintenir le montant de la cotisation à 5 euros par adhérent, et de diminuer la demande de subvention auprès de la mairie d’Eysines à 200 euros, contre 300 euros en 2012.

TROISIEME RESOLUTION : Vote des adhérents concernant les rapports 2012, le budget prévisionnel de 2013 et le montant des cotisations pour 2013

Rapport moral et d’activité : l’Assemblée générale approuve les rapports à l’unanimité.

Rapport financier : l'Assemblée générale approuve ledit document tel qu'il lui a été présenté. Dès lors, quitus de sa gestion est donné au trésorier pour l'exercice écoulé. Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Cotisation : le montant décidé pour l’année 2013 est approuvé à l’unanimité.

QUATRIEME RESOLUTION : Election des membres du Bureau

La présidente de séance annonce que deux membres du Bureau ont décidé de quitter leurs fonctions : Philippe MOULY qui occupait le poste de président de l’AMAP, et Florence POUSSET, secrétaire.

Un appel est lancé aux adhérents, permettant à tous ceux qui le désirent d’intégrer le Bureau. Cinq membres décident de se porter candidats : Sandrine POUGET, Nicolas LAGAVARDAN, Pierre BEZZO, Marike LE LOET et Magali GARRAULT.

Déjà membres du Bureau en 2012, Guylaine LAGORSSE, Stéphane BERNATETS, Ludovic BILLAULT, Carine GUEYRAUD, Patrick BONNIN et Didier TRAN MANH SUNG décident de renouveler leur candidature.

Invitée à voter sur la nouvelle composition du Bureau, l’Assemblée générale l’approuve à l’unanimité.

CINQUIEME RESOLUTION : Questions diverses

La présidente de séance passe la parole à l’assistance pour un échange de questions-réponses entre les adhérents, les membres du Bureau et les coordinateurs des contrats.

* Une adhérente explique avoir décidé de ne pas renouveler son adhésion au contrat Poisson car elle trouve trop compliqué à gérer de recevoir une caissette de poissons entiers. Elle demande s’il serait possible pour le producteur de fournir des poissons découpés en filets. Le coordinateur du contrat Poisson, Lilian MAROLLEAU, lui répond. Il lui promet de poser la question au producteur mais estime que cela sera a priori difficile à gérer.

Stéphane BERNATETS complète sa réponse en soulevant deux problèmes pour la découpe en filets.
- D’abord, il rappelle que les poissons sont pêchés le jour même de leur distribution et qu’il existe donc une contrainte de temps, les pêcheurs rentrant parfois au port deux heures seulement avant la distribution avec une trentaine de caisses de poissons frais, ce qui rend impossible leur découpe, par manque de temps.
- Ensuite, il explique que la mise en filet engendrerait un surcout au kilo très important et que ce n’était pas le but de ce type de contrat.

* Certains contrats sont jugés trop « gros » par certains adhérents. La question est posée de savoir s’il serait possible de mettre en place un espace de « recherche de partenaire » afin de partager un contrat entre plusieurs adhérents. Carine GUEYRAUD explique qu’un tableau d’information est installé sur les lieux de la distribution et que chaque adhérent est autorisé à s’en servir pour ce type de requête. Il est rappelé que l’AMAP autorise ses adhérents à se partager des contrats, mais que les coordinateurs n’ont pas pour vocation à s’en occuper.

Stéphane BERNATETS précise que tous les contrats ne sont pas divisibles sur le lieu de la distribution, comme par exemple les contrats bœuf et agneau, pour des raisons sanitaires. Si certains adhérents souhaitent en revanche se diviser ces contrats en dehors du cadre de l’AMAP (à domicile ou sur le parking par exemple), libres à eux de s’organiser. Un point sera fait prochainement par le Bureau sur les contrats divisibles sur le lieu de la distribution, et sur ceux qui ne le sont pas.

* Lilian MAROLLEAU, coordinateur du contrat Poisson, indique qu’il reste des places à prendre au nombre de cinq, et demande à ce qu’un mail soit envoyé aux adhérents pour les en avertir.

* Sandrine POUGET pose la question de la provenance du maïs servant à nourrir les volailles du contrat du même nom. La réponse n’ayant pu être apportée, le Bureau décide que la question sera posée directement au producteur.

* Au sujet du contrat Kiwis, Lilian MAROLLEAU demande s’il serait possible d’obtenir des kiwis jaunes. Karen PEREZ, coordinatrice du contrat, lui répond que non. Elle en profite pour annoncer que M. DUCOS, le producteur, a vendu son exploitation à de jeunes producteurs et va les assister pendant un an avant de se retirer définitivement.

* Un bémol est émis concernant le contrat Fruits de saison, au sein duquel les pêches de fin de saison sont jugées trop farineuses par des adhérents. Stéphane BERNATETS explique que cela est lié à la variété des pêches.
La question des Fruits de saison étant abordée, il est rappelé que la décision a été prise en 2012 de diminuer de 500 grammes la quantité de pruneaux et de raisins distribués dans les paniers d’automne. Une décision approuvée par les adhérents.

* Un adhérent demande pourquoi certains doivent assurer quatre distributions dans l’année, contre trois pour les autres. Il est rappelé que ceux qui ont souscrit au contrat Fruits de saison doivent assumer une distribution supplémentaire, qui s’ajoute aux trois réglementaires.

Stéphane BERNATETS rappelle que chaque adhérent doit assumer au moins trois distributions dans l’année, quel que soit le nombre de contrats souscrits. Chaque adhérent est aussi invité à aider à décharger les produits des camions. En effet, il a été constaté qu’un certain nombre d’adhérents préféraient ne pas aider afin de ne pas perdre leur place dans la file d’attente, lorsque les producteurs n’arrivaient pas dès l’heure d’ouverture de la salle… Il a alors été préconisé, afin de ne pas « perdre sa place », de laisser son panier à sa place, d’aller aider à décharger, puis de reprendre position à l’endroit marqué par son panier…

* Un adhérent demande s’il est possible de consulter le planning de distribution sur le blog de l’association (http://amap-papille-eysines.blogspot.fr). Une réponse positive est apportée, le planning est effectivement consultable sur le blog. Pour toute demande de changement de date, il est préconisé de contacter Ludovic BILLAULT, chargé du planning.

* Didier TRAN MANH SUNG, membre du Bureau, annonce avoir reçu une proposition d’un producteur de fromage de brebis installé dans le Médoc, pour la mise en place d’un nouveau contrat, nécessitant la souscription d’au moins 15 adhérents.

* Stéphane BERNATETS explique que la fête de mai n’aura pas lieu cette année, car aucune date n’est disponible pour bénéficier de la salle habituelle. Il pose alors la question de savoir s’il est vraiment utile de renouveler cette manifestation chaque année (un méchoui avait été organisé en 2012), ou s’il serait intéressant d’alterner avec un nouveau type de manifestation. Comme alternative, il propose de retenir la date du 26 juin 2013, date qui coïncide avec le troisième anniversaire de la première distribution de l’AMAP et à laquelle un maximum de producteurs sera présent afin d’organiser, à la suite des distributions, un pique-nique à la salle de la Grange du Château Lescombes. Cette soirée permettrait de tous se réunir, d’échanger, de débattre, entre producteurs et Amapiens, en marge des distributions habituelles.


Aucune autre résolution n’étant à l’ordre du jour et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à 19h15.

De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal, signé par la présidente et le secrétaire de séance.


                         La présidente                                                       Le secrétaire
                 Guylaine LAGORSSE                                     Nicolas LAGAVARDAN






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